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2022-12-29
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施工单位函件书写技巧:函件风险、分类与经验分享-工保网
一、函件不当引发的风险
1、承包商因未书面告知业主设计存在缺陷而承担质量责任事故损失赔偿。
在某承包商与业主的施工合同中约定,承包商有义务对业主提供的设计图纸进行审查,如设计图纸存在错误而承包商未向业主书面指出的,从而造成的损失由承包商承担。
施工合同签订后,承包商依约对图纸审核,发现设计图纸中上水管道的链接方式存在问题,设计的链接方式不符合设计规范要求,存在质量隐患,承包商遂向业主和监理口头表示对设计的异议和担忧,但是业主考虑到工期紧张,对承包商提出的问题未予理会。
工程竣工交付后,果然因该设计隐患造成建筑物在质保期内发生漏水事故,业主依据施工合同向承包商提出索赔。承包商因未能提供证据证明其已经向业主提出设计缺陷而被迫承担了赔偿责任。
2、承包商在催款函件中没有提及工期延长导致项目工期延长责任风险。
根据《合同法》、《民法》等法律规定,业主未能按照合同约定时间或要求向承包商交付场地、资金、材料、设备、技术资料等,承包商有权工期延长。但是在司法实践中,单纯的欠付工程进度款未必必然导致工期延长,而是既存在业主欠付工程款的事实,又存在承包商因业主欠款告知业主工期延长的行为,两者结合才能工期延长。
在某承包商施工的项目中,业主采用故意降低已完产值审核金额的方式减少进度款支出,尽管承包商在很多函件、会议中以各种方式向业主主张产值确认不足的问题,但是近四年的工期,承包商从未在函件中将产值确认不足与工期延长联系起来,从而导致工期延长的责任风险。
3、在函件拟定中丧失原则立场给承包商造成非常不良的后果
施工中因业主资金不足,无法按照施工合同约定的付款比例向承包商支付进度款,业主在面对承包商的请款函件时,要求承包商更改函件内容,把原来承包商按照实际进度请款的函件内容改为按照业主能够支付的进度款金额反推承包商的请款内容。
承包商一些负责人为了维系与业主的关系,便按照业主的要求照单全收,造成的结果是承包商垫付的工程款越来越多,引发整个公司的资金紧张,无法向业主要钱便克扣劳务费用、分包商费用,进而引发大规模项目农民工闹事、停工,不仅给公司造成灾难性后果而且到最终业主还要追究承包商的工期责任。
4、因资料丢失导致权利无法维护
施工项目无论最终结算还是诉讼结算,其请求金额完全依靠证据资料,但是丢失资料的情况在施工企业中非常普遍,尤其是经济效益差、结算时间长的公司或项目,丢失资料更是家常便饭,资料齐全倒是新鲜事。有的是个别资料找不到,有的是成盒的资料找不到,有的是所有资料全找不到;有的是被自己搞丢了,有的是交给业主后被业主、审计搞丢了。
二、拟发函件的简单分类
函件与协议的区别
向对方表述某个事实或表达某个观点的,都可以称之为函件。如工作联系函、通知、回函、签证单、索赔函等等。函件的特点是单方面的意见,协议或者合同是多方当事人就某些问题达成一致。函件可以构成协议,如我方向对方提出某个建议或申请,对方回函表示同意;如果我方向对方提出某个建议或申请,对方回函给予新的金额,则我方享有选择权,即选择同意对方的意见或不同意对方意见。
经常书写函件分类
我们经常书写的函件主要有两种作用:
1
一是信息传递作用,相对方阅读我们函件能够对我们的行为表示理解,对我们的主张表示认可,即函件的作用在于说服对方。
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二是起到证据作用,因为建设工程施工合同会约定有大量的逾期失权条款和告知、提醒义务的条款,如索赔的逾期失权、甲供材交付的告知义务、设计缺陷的告知义务、业主指令无法执行的告知义务等等,这些函件的发送目的并非要说服对方,而是证明承包商已经履行了合同中的某些义务或手续要求,以保留将来和业主进一步讨论是非的权利
三、函件书写的经验分享
函件起草者在书写函件之前首先要搞清楚函件目的是什么,是起到证据作用还是信息传递作用?证据作用与信息传递两者之间最本质的区别是证据作用的函件是暂时不解决矛盾、不引起冲突,即矛盾后移;而信息传递作用的函件不是矛盾后移而是在当下就要有谁是谁非的结论。对于不同函件如何书写呢?
1、起到证据作用的函件。
函件中应写明发函人主张过的内容,其他方面则是点到即可。
例如,施工合同约定因业主原因发生停窝工的,承包商应当在14天内向业主提出工期索赔和费用索赔,逾期未提出的视为事件对工期和价款没有影响。
当真的发生停窝工事件时,承包方会很纠结,如果不发索赔函,按照合同便失去了索赔权利,失去索赔权的结果并非单纯失去索赔权,还包括如果不能在合同约定工期内完成施工需要向业主承担工期违约责任。如果发函了,则有可能恶化项目经理与业主代表的关系,特别是有的项目工期非常紧张,如果业主收到承包方工期延长的报告则有可能非常恼火。
那么这种函件在书写时,应当点到即可。
1
首先,函件的题目应避免“索赔”等刺激对方的字词,而是改为“请示”、“请求”、“汇报”等相对谦恭的字眼;
2
其次,函中仅写明因为某事对工期造成什么影响且增加成本等等即可,而不是强调因为某事项目合同工期必须延长多少天、业主必须赔偿多少钱等。
3
最后,有时候为了降低业主恶感,上述类似的工期延长、损失赔偿的函件,都没有必要单独成为一个函件,完全可以和其他内容合并成一个函件,在阐述其他内容的函件中顺便提及索赔事宜。
2、信息传递作用的函件。
信息传递分为一般信息传递和重大信息传递。一般信息传递,主要是一些正常的工作交流。重要信息传递,其实是通过说理让对方接受己方观点,之所以他要说服对方是因为双方争议很大,之所以要必须说服对方是因为如果对方不接受我方观点则我方损失会很大。所以,说服对方是一个很大的策划,而往来函件与商务谈判共同构成商业交易的磋商环节。因此,在函件发出之前首先应进行策划先做什么后做什么,也就是打组合拳而不是走一步看一步。在策划过程中一般要考虑以下几点:
1
我方目标是什么?
2
对方对我方目标的接受度?
3
达到目标的理论依据是什么?
4
如果对方不接受目标我方的后续手段是什么?
5
如果我们实施了后续手段对方的反制措施是什么?
6
我们如何来化解对方的反制措施?
用一个简单案例做具体说明。例如某项目合同价格低,由于施工过程中材料价格上涨、工期延长等,导致亏损五千万元,承包商希望业主承担五千万元损失。如此高金额的索赔业主一般都不会同意,所以承包商只是单纯地向业主阐述请求业主合同外支付五千万元是没有作用的。所以必须先进行策划后具体开展。具体为:
1
我们的目标是业主合同外增加结算五千万元。虽然目标是五千万元,但是不可能向业主说因为承包商报价低所以业主补偿五千万元。而是依据合同、依据事实归纳出一个“体面”的理由请求业主支付五千万元。如停窝工补偿、改变合同约定的调差条款增加承包商价款、以签证或认价的方式增加价款五千万元。当然,从将来“谈价还价”的角度考虑,诉求金额必须高于五千万元。
2
当承包商提出主张后,业主项目公司肯定不认同承包商索赔。因为项目公司根本没有权利确认如此高的索赔金额,而且一旦认同了承包商索赔,就意味着业主需要增加投资,业主项目公司管理人员可能要承担管理责任,再加上承包商的大部分诉求本身也缺乏合同依据和事实依据,造成承包商的上述索赔诉求很难得到业主的认可。
3
找到承包商诉求的理论依据。承包商只有找到支撑诉求的依据才能占领谈判的道德制高点。例如,因业主原因工期延长造成降效、因业主原因工期延后价格上涨、实际施工与工程量清单项目特征不符应当重新批价等等。
4
如果业主不接受承包商的索赔要求,承包商还有什么后续手段?业主不接受承包商的索赔诉求无外乎两点原因,要么承包商的索赔理由不充分,要么承包商缺少对业主的制约手段,孙律师认为后者居于更重要的地位。因此索赔策划必须考虑后续手段。承包商能够考虑的后续措施主要是停工、解约。如果停工要考虑全面停工或局部停工,停自施部分还是停非自施部分;如果解约要考虑未施工部分的盈亏。但是不管停工还是解约,承包商均应当符合合同约定和法律规定,禁止违法停工、违法解约。
5
当承包商向业主提出停工解约,业主的反制措施一般包括五点:一是停止支付工程款;二是向承包商发律师函;三是向承包商上级单位投诉;四是运作地方政府以维稳的名义对承包商施压;五是威胁没收银行保函。承包商需要提前对业主的反制措施进行预判,并做好准备工作。
6
如何避免我们的违约责任,主要是工期责任;提前与领导进行沟通汇报,促使领导理解项目做法。
只有策划工作做得好,函件才能写得好。没有策划的函件就如同无头苍蝇,是不可能得到预定效果的。
当公司进行搬迁时,就会发出告知函,函告相关的人员。下面是我为你整理的公司搬迁的告知函 范文 ,希望对你有用!
公司搬迁的告知函范文篇1
尊敬的_______用户:
因业务需要,公司将进行搬迁,搬迁后的公司地址:______________9号楼,10楼1、2号。因此____年____月_____日-____年____月_____日客服热线将暂停服务,____年____月_____日-____年____月_____日不办理上门领奖业务,请各位玩家相互转告,给您带来的不便还请您谅解。
_______游戏公司客服中心
____年____月_____
公司搬迁的告知函范文篇2尊敬的新、老客户:
承蒙各位过去五年以来对xxxx的大力支持与厚爱,让我们得以稳步前进与发展。
现本店因业务升级需扩大经营平台,已于xxxx年x月xx日经xxx市工商管理局批准由个体户升级为有限公司,升级后的公司名称变更为:xxx市xxx科技有限公司。
公司业务范围改为:主营商务及 企业管理 软件定制开发(自主研发),兼营办公设备及电脑零配件、打印耗材。
公司经营地址:将于xxxx年x月上旬搬迁至xxxx。
公司法 人以及电话、传真、商务邮箱、商务qq、商务贸易通等联络方式一律不变。我们将进一步为您提供更优质的产品和相关服务,同时也希望各位新、老客户继续关心和支持我们的工作!
请各位通过以下方式与我们取得联系:
公司名称:xxx
公司地址:xxx
公司电话:xxx
业务手机:xxx
商 务qq: xxx
公司搬迁的告知函范文篇3各位同事:
公司新办公室现已装修完毕,搬迁前期准备工作也已全部就续,经多方研究决定,全体同事(搬迁人员名单详见附件1所示)将第一批入驻新办公室。为便于大家顺利搬迁和熟悉搬迁后的相关服务支持,现将搬迁注意事项通知如下:
一、 搬迁批次及时间安排:×年×月×日,
二、 搬迁前准备工作:
1、领取打包用材:请大家于×月×日15:00-17:00时至行政部领取打包用材(如纸箱、泡沫、封箱胶、记号笔)等,以便妥善打包个人办公设备、办公用品及个人物品;
(1)每位员工领取两至三个纸箱(主机纸箱+ 显示器 纸箱+私人物品纸箱,个人物品较少的员工可以将个人物品封装在主机纸箱中),此外,视具体情况领取 其它 打包用材若干;
(2)如在领用过程中遇到任何问题,请随时联系**,电话:**; 2、打包个人办公设备、办公用品及个人物品:请大家于×月×日17:00时前打包完毕,并按附件1所示的《搬迁信息卡》进行各自打包物品的编号及标记;
请务必根据个人编号查询表中列明的个人编号来标记; 如需了解正确打包 方法 ,请参见附件2《物品打包指南》; 如在打包中遇到任何问题,请随时联系**,电话:**;
3、明确搬迁物资
(1)员工需搬迁物资: 笔记本 、数码相机、测试机、测试卡、摄像机、扩音器、个人办公用品、个人其它物品等;
(2)部门需搬迁物资:部门公用各类服务器、部门公用UPS、公用笔记本、公用数码相机、公用测试机、公用测试卡等;
(3)搬家公司需搬迁物资:员工电脑、办公桌、座椅、文件柜、投影仪、打印机、碎纸机、冰箱、冰柜、微波炉、交换机等; 4、物资清点及检查员工统一打包结束后,请各小组负责人确认打包物资是否包装完好,物资统一搬迁至新办公室后,各小组负责人需进行物资检查。
5、部门分工安排
请各小组在搬家前一日做好搬迁工作全面准备,进行重要数据备份、资产清查、人员物资分工到位,并进行搬家模拟。 温馨提示
请各小组将人员分为三部分,分别为原办公室工作人员、新办公室工作人员及押车人员;原办公室工作人员负责监督搬家公司将部门/小组所有物资装车,押车人员与搬迁公司一起负责物资运输过程中的安全,新办公室工作人员负责指挥搬家公司将物资对号送达目标地;
6、工位安排:
7、做好搬迁相关人员的手机号保存工作;
三、 搬迁现场安排
为确保公司所需所有物资顺利搬迁至新办公室,特从各部门抽调人员组成搬迁委员会,搬迁委员会成员须全程配合行政组完成公司所有物资的搬迁,具体分工安排如下:
四、搬迁后的工作安排
1、及时清点并确认打包物品件数,如有缺失或损坏,请及时告知行政**,电话:**;
2、整理个人物品,并将纸箱统一放至**处,以便统一处理;
3、所有工位均配固话一台,请于搬迁结束后至行政处领取电话机,固话设置及使用方法详见IT邮件;
4、公司新址为**,邮编**,总机**,传真**,请及时更新邮箱签名等;
5、新办公室内均是地毯铺设,吸烟同事请自觉前往各楼层电梯厅吸烟区,注意消防安全,否则责任自负; 6、请妥善保管个人活动推柜钥匙;
7、自11月xx日(下周一)起,办公室考勤机将移至新办公室**处,请大家就近考勤;
8、公司将于整体搬迁结束后1-2周内举办搬迁庆祝会,届时欢迎大家前往,搬迁庆祝会的详细安排将后续通知,敬请期待; 五、后勤服务支持 1、餐饮服务:
(1)园区食堂——位于**,可提供早餐、午餐及晚餐供餐服务。食堂支持餐券及餐卡两种消费方式;
(2)热餐间——新办公室设热餐间,配套冰箱、冰柜、微波炉等,为自带餐员工提供服务;
(3)加班夜宵——从×月×日起,搬迁至新办公室的同事加班夜宵种类将有所变化,请登录XX夜宵投票区对号预定;
温馨提示:如对就餐事宜有任何疑问,请随时联系**,电话:**;
2、出行服务:
(1)公交线路:
(2)公司班车将从**开始进行时间和线路的调整,并于同日开通加班班车服务,
如对出行事宜有任何疑问,请随时联系**,电话:**;
3、其它服务:
(1)各楼层均设有公共文印区,请大家根据IT组要求正确安装个人电脑及打印机,使用过程中注意节约纸张; 温馨提示
如在安装过程中遇到任何问题,请随时联系**,电话:**;
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④落款:分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期。
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